Executive Assistant - Flextime no core, hybrid

Executive Assistant (Hybrid, Flexible Hours)

We are looking for a proactive and detail-oriented Executive Assistant to support our clients Legal departments in Tokyo. This role offers a flexible hybrid working setup, allowing you to manage your time effectively without fixed hours. You will be part of a dynamic, multinational team, helping with important legal and corporate tasks in a company that values innovation and employee well-being.

Key Responsibilities:

- Provide administrative support to managers and team members in the Legal & BCR departments.
- Prepare and distribute legal documents, letters, and reports accurately and on time.
- Organize meetings and teleconferences, coordinating schedules and arranging accommodations and refreshments.
- Plan and book travel and accommodations for department managers.
- Manage expense reports and vendor invoices with specialized software.
- Organize and maintain electronic and paper files, ensuring data integrity and compliance.
- Assist with special projects and department events.

Qualifications:

- At least 5 years of experience in an administrative or executive assistant role.
- Proficient in English (business level, TOEIC 800+ preferred) and fluent in Japanese.
- Strong problem-solving skills and discretion in handling tasks.
- Excellent interpersonal skills for effective communication with stakeholders.
- Familiarity with database management and administrative tasks in a legal setting.

エグゼクティブアシスタント（ハイブリッド、フレックスタイム）

私たちは、東京のクライアントの法務部門をサポートする、積極的で細部に配慮できるエグゼクティブアシスタントを探しています。この役割では、柔軟なハイブリッド勤務体制を提供し、固定時間なしで効果的に時間を管理することができます。革新と社員の福祉を重視する企業で、重要な法務および企業タスクの支援を行う、ダイナミックな多国籍チームの一員となります。

主な職務内容:

- 法務およびBCR部門のマネージャーやチームメンバーへの管理サポートを提供します。
- 法的文書、手紙、報告書を正確かつタイムリーに準備し、配布します。
- 会議や電話会議を組織し、スケジュールを調整し、宿泊やリフレッシュメントを手配します。
- 部門のマネージャーのために旅行や宿泊の計画と予約を行います。
- 専門ソフトウェアを使用して経費報告書やベンダー請求書を管理します。
- 電子ファイルと紙のファイルを整理して維持し、データの整合性とコンプライアンスを確保します。
- 特別プロジェクトや部門イベントを支援します。

資格:

- 少なくとも5年の管理またはエグゼクティブアシスタントの経験。
- 英語（ビジネスレベル、TOEIC 800+推奨）に堪能で、日本語が流暢。
- 問題解決能力が高く、タスクを扱う際に慎重。
- ステークホルダーとの効果的なコミュニケーションのための優れた対人スキル。
- 法務環境におけるデータベース管理および管理タスクに関する知識。

キャリア、ポジション等ご質問のある方はご連絡下さい。ぜひご連絡ください。