Executive Assistant - Flextime no core, hybrid

Executive Assistant (Hybrid, Flexible Hours)

We are looking for a proactive and detail-oriented Executive Assistant to support our Legal and BCR departments in Tokyo.

This role offers a flexible hybrid working setup, allowing you to manage your time effectively without fixed hours. You will be part of a dynamic, multinational team, helping with important legal and corporate tasks in a company that values innovation and employee well-being.

Key Responsibilities:

- Provide administrative support to managers and team members in the Legal & BCR departments.
- Prepare and distribute legal documents, letters, and reports accurately and on time.
- Organize meetings and teleconferences, coordinating schedules and arranging accommodations and refreshments.
- Plan and book travel and accommodations for department managers.
- Manage expense reports and vendor invoices with specialized software.
- Organize and maintain electronic and paper files, ensuring data integrity and compliance.
- Assist with special projects and department events.

Qualifications:

- At least 5 years of experience in an administrative or executive assistant role.
- Proficient in English (business level, TOEIC 800+ preferred) and fluent in Japanese.
- Strong problem-solving skills and discretion in handling tasks.
- Excellent interpersonal skills for effective communication with stakeholders.
- Familiarity with database management and administrative tasks in a legal setting.

エグゼクティブアシスタント（ハイブリッド、フレックスタイム）

東京の法務およびBCR部門をサポートする、積極的で細部に注意を払うエグゼクティブアシスタントを募集しています。

この役割は、フレキシブルなハイブリッドワーキングセットアップを提供し、固定時間なしで効果的に時間を管理できます。革新と従業員の幸福を重視する企業で、重要な法務および企業タスクを支援する国際的なダイナミックなチームの一員になります。

主な業務内容:

- 法務およびBCR部門のマネージャーやチームメンバーへの事務サポート。
- 法的文書、手紙、レポートを正確に時間通りに準備および配布。
- 会議や電話会議の準備、スケジュールの調整、宿泊施設や軽食の手配。
- 部門マネージャーの旅行や宿泊施設の計画と予約。
- 専用ソフトウェアを使用した経費報告書やベンダー請求書の管理。
- 電子および紙のファイルの整理と維持、データの完全性とコンプライアンスの確保。
- 特別プロジェクトや部門イベントの支援。

資格:

- 行政またはエグゼクティブアシスタントの役割での少なくとも5年の経験。
- 英語に堪能（ビジネスレベル、TOEIC 800+ 推奨）であり、日本語に流暢。
- タスクを扱う際の優れた問題解決能力と裁量。
- 利害関係者との効果的なコミュニケーションのための優れた対人スキル。
- 法務環境でのデータベース管理および管理タスクの知識。

キャリア、ポジション等ご質問のある方はご連絡下さい。ぜひご連絡ください。