Executive Assistant - Flextime no core, hybrid

Executive Assistant (Hybrid, Flexible Hours)

We are looking for a proactive and detail-oriented Executive Assistant to support our Legal and BCR departments in Tokyo. This role offers a flexible hybrid working setup, allowing you to manage your time effectively without fixed hours. You will be part of a dynamic, multinational team, helping with important legal and corporate tasks in a company that values innovation and employee well-being.

Key Responsibilities:

- Provide administrative support to managers and team members in the Legal & BCR departments.
- Prepare and distribute legal documents, letters, and reports accurately and on time.
- Organize meetings and teleconferences, coordinating schedules and arranging accommodations and refreshments.
- Plan and book travel and accommodations for department managers.
- Manage expense reports and vendor invoices with specialized software.
- Organize and maintain electronic and paper files, ensuring data integrity and compliance.
- Assist with special projects and department events.

Qualifications:

- At least 5 years of experience in an administrative or executive assistant role.
- Proficient in English (business level, TOEIC 800+ preferred) and fluent in Japanese.
- Strong problem-solving skills and discretion in handling tasks.
- Excellent interpersonal skills for effective communication with stakeholders.
- Familiarity with database management and administrative tasks in a legal setting.

エグゼクティブアシスタント（ハイブリッド、フレックスタイム制）

当社の東京にある法務部およびBCR（ビジネスコーポレートリレーションズ）部門をサポートする、主体的かつ細部に配慮できるエグゼクティブアシスタントを募集しています。この役割では柔軟なハイブリッドワーキングの仕組みが提供され、固定の勤務時間がない状態で時間を効果的に管理することができます。革新と従業員の福祉を重視する企業で、重要な法務および企業タスクを支援する、ダイナミックな国際チームの一員となります。

主な業務内容:

- 法務部およびBCR部門のマネージャーやチームメンバーへの事務サポートの提供。
- 法的文書、手紙、報告書の正確かつタイムリーな作成および配布。
- 会議や電話会議の整理、スケジュールの調整、宿泊施設やリフレッシュメントの手配。
- 部門マネージャーの出張および宿泊施設の計画と予約。
- 専門ソフトウェアを使用した経費報告書とベンダー請求書の管理。
- 電子および紙のファイルの整理と維持、データの整合性とコンプライアンスの確保。
- 特別プロジェクトおよび部門イベントの支援。

資格:

- 事務またはエグゼクティブアシスタントの役割で少なくとも5年の経験。
- 英語に堪能（ビジネスレベル、TOEIC 800+が望ましい）で日本語に堪能。
- 問題解決能力が高く、業務を取り扱う際の慎重さ。
- ステークホルダーとの効果的なコミュニケーションのための優れた対人スキル。
- 法務環境におけるデータベース管理と事務タスクの経験。

キャリア、ポジション等ご質問のある方はご連絡下さい。ぜひご連絡ください。