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Senior GA Specialist /シニア総務スペシャリスト

仕事詳細

勤務地: 日本
給与: Negotiable
職種: 正社員
専門: 人事
参照: BBBH46966_1705568606


<業務内容>


10数名が所属する総務部のシニアメンバーとして、また、複数のベンダーマネジメントの担当者として、社内サービスの向上、維持管理を推進していただきます。 今後予定されているオフィスリノベーションやオフィスリロケーションでは、社内外ステークホルダーとのコミュニケーションを通して、中長期的プロジェクトを担っていただきます。

所属部署としての役割は幅広く、コーポレートサービス業務とファシリティサービス業務はBPOを通して業務を行い、また、ダイバーシティ&インクルージョンの姿勢から障がい者雇用のスタッフサポートも担っています。
将来的にはオフィス移転プロジェクトを推進するグループとしての役割が予定され、プロジェクトを推進する際には英語で役員とコミュニケーションを取ることになります。

コーポレートサービス関連業務

  • ビル管理、メール室、AVSD〈社内オーディオサポート〉、受付等、複数のベンダーとの協業を通し、社内サービスの向上を図る。 また、定期的な業務内容の見直し、および契約更新を実施することで、サービスの向上とコストの効率化を図る
  • ビジネストラベル管理 - 出張規定を理解し、社員の効率的かつ適切な申請のサポートを実施する。また、社員の利用状況を定期的に 分析することで、トラベル関連ベンダーとの交渉を実施しコスト効率化を図る
  • BCP 関連オリエンの実施、コーポレートカードの発行、福利厚生利用のガイドなどの、新入社員入社時のサポート(エクスパッツ の着任・帰任 を含む)の実施
  • ビルテナント担当者として、テナントオーナーへの折衝交渉
  • サブリースに関わる、社内外ステークホルダーとの調整


プロジェクトマネジメント管理業務

  • オフィスリノベーション - コロナ以降の新しい働き方の中で、オフィス環境が社員コミュニケーションに与える影響を考慮しながら、働きやすい 効率的なオフィス環境の提供を推進する
  • オフィスリロケーションプロジェクト(数年以内)- プロジェクトマネジメント、コンサルティング会社・候補先不動産業者との調整等。 ビジネスケースを作成し、タイムリーかつ正確な予算管理を実装していく。 円滑なプロジェクト推進に向けて、役員会議での定期的報告の実施
  • 防火・防災、Business Continuity Planning(BCP)/Early Response Program(ERP)管理
  • 障害者スタッフのサポート
  • チーム全体の予算管理


必須経験:

  • 総務実務及びベンダー管理 7 年以上経験、 スタッフ管理/BCP/ERP 業務経験/エクスパッツ業務経験/予算管理/オフィスリノベーション業務
  • PC スキル(Word, Excel, Powerpoint)中級
  • 日本語ネイティブレベル、英語ビジネスレベル(英語話者とのコミュニケーション等、書面・口頭の両方によるコミュニケーションを通じて効果的なコミュニケーション 能力を有していること
  • 戦略的思考
  • プロジェクトマネジメントスキル
  • オーナーシップ 、 自ら能動的、積極的に行動できること
  • 社内外のステークホルダーと協業しながらプロジェクトを進める事のできるコミュニケーションスキル
  • インクルーシブ、ダイバーシティの環境で働くことに対して前向きで、個性を尊重できること